Polityka prywatności i zasady przetwarzania danych ekosystemu RentBoard.io

Administratorem danych osobowych jest spółka Oktiplus Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Kruszwickiej 6, 62-200 Gniezno, KRS: 0001067137.

• Serwis – platforma RentBoard.io oraz zintegrowane narzędzie ListaMistrza.pl.
• Użytkownik – osoba posiadająca konto typu Właściciel, Zarządca, Najemca lub Pracownik Techniczny.

Przetwarzamy dane w celach realizacji usług SaaS, obsługi technicznej oraz komunikacji systemowej:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (niezbędne do powiadomień SMS/e-mail).
• Dane do umów i faktur: PESEL, NIP, adres zamieszkania/siedziby, numery dokumentów tożsamości (używane w module „Umowy najmu”).
• Dane nieruchomości: adresy, opisy techniczne, dokumentacja fotograficzna (protokoły zdawczo-odbiorcze).
• Dane głosowe (ListaMistrza.pl): przetwarzane wyłącznie w celu konwersji na tekst; nagrania nie są archiwizowane po zakończeniu sesji AI.
• Dane geolokalizacyjne: pracownicy techniczni podają swój obszar działania na mapie, co umożliwia ich widoczność dla pozostałych użytkowników w danym rejonie.

1. Model udostępniania: Właściciel posiada techniczną możliwość udostępnienia całości lub części swojego obszaru roboczego (Workspace) Zarządcy.
2. Zakres powierzenia: poprzez udostępnienie obszaru Właściciel przekazuje Zarządcy dostęp do danych Najemców oraz dokumentacji związanej z nieruchomością.
3. Moduł konserwacja: w przypadku zgłoszenia usterki dane kontaktowe Najemcy oraz lokalizacja nieruchomości mogą zostać przekazane wybranemu Pracownikowi Technicznemu w celu realizacji naprawy.

1. System pozwala na ewidencję płatności realizowanych „do ręki” lub przelewem zewnętrznym poprzez ręczne oznaczanie statusu przez Właściciela/Zarządcę.
2. Administrator przechowuje dane o kosztach napraw i przychodach z najmu wyłącznie w celach generowania statystyk finansowych dla Użytkownika.

1. Właściciel i Zarządca pełnią rolę administratorów danych swoich Najemców.
2. Oktiplus Sp. z o.o. pełni rolę procesora (podmiotu przetwarzającego), działającego na udokumentowane polecenie Użytkownika.
3. Administrator zobowiązuje się do nie usuwania kont z aktywnymi umowami najmu, co zapewnia Najemcom stały dostęp do dokumentacji rozliczeniowej i prawnej.

• Wszystkie połączenia są szyfrowane za pomocą protokołu SSL/HTTPS.
• Dane są przechowywane na bezpiecznych serwerach przez okres posiadania aktywnego konta.
• Użytkownik ma prawo do wglądu, sprostowania oraz żądania usunięcia danych (po wygaśnięciu umów najmu).

W związku ze świadczeniem usług w modelu subskrypcyjnym (plany Free, Start, Rozwój, Biznes) przetwarzamy dane płatności na poniższych zasadach:

1. Obsługa płatności i realizacji subskrypcji – zakres: imię i nazwisko / nazwa firmy, adres, NIP, e-mail, historia transakcji, wybrany wariant billingowy, dane karty/rachunku (przetwarzane bezpośrednio u certyfikowanego operatora płatności). Cel: zawarcie i realizacja umowy SaaS. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

2. Obowiązki księgowo-podatkowe – dane na fakturach VAT, wystawianie faktur i obowiązki podatkowe. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Okres przechowywania: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

3. Odbiorcy danych (procesorzy płatności): dane rozliczeń subskrypcji przekazywane są do Stripe, Inc. jako aktywnego operatora płatności online (karty, BLIK, Przelewy24 przez Stripe Checkout). Dane mogą być także przekazywane biurom rachunkowym oraz dostawcom systemów fakturowania na podstawie umów powierzenia.

Oktiplus korzysta z zewnętrznych podmiotów przetwarzających dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia:

• Render Services, Inc. (Render.com) – hosting aplikacji, baza danych PostgreSQL, przechowywanie plików i kopii zapasowych.
• Resend, Inc. – wysyłka wiadomości e-mail transakcyjnych (m.in. reset hasła, powiadomienia systemowe), gdy integracja poczty jest skonfigurowana.
• Google LLC (Google Analytics) – anonimowe statystyki odwiedzin i korzystania z serwisu, wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies.
• Stripe, Inc. – aktywny operator płatności online i subskrypcji SaaS; dane płatnicze przetwarzane bezpośrednio u Stripe, gdy Użytkownik wybiera płatny plan.

Lista może być uzupełniana w miarę wdrażania kolejnych integracji (np. SMS, podpis elektroniczny). Aktualna wersja polityki jest publikowana w serwisie.

Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do logowania i działania aplikacji oraz, po Twojej zgodzie, cookies analityczne (Google Analytics). Preferencje możesz zmienić w banerze cookies lub w ustawieniach przeglądarki.

Pytania dotyczące ochrony danych: kontakt@rentboard.io. Regulamin serwisu: /regulamin. Polityka zwrotów i anulowania subskrypcji: /polityka-zwrotow.